In welcher Branche sind Sie tätig?
Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:
DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Sektoren entwickelt. Trotzdem ist es wichtig, dies bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. Lieferanten mit Erfahrung in Ihrer Branche werden Ihre Geschäftsprozesse schnell verstehen und die Implementierung reibungslos gestalten.
Wie viele Mitarbeiter zählt Ihre Organisation?
Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:
DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt. Trotzdem ist es wichtig, Ihre Branche bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. Lieferanten mit Erfahrung in Ihrer Branche werden Ihre Geschäftsprozesse schnell verstehen und die Implementierung reibungsloser gestalten.
Wie viele Mitarbeiter werden das DMS-System benutzen?
Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:
Nicht alle ihre Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Weise. Möglicherweise muss eine kleine Gruppe Dokumenten verwalten und anpassen können. Andere Mitarbeiter müssen diese Dokumente jedoch nur einsehen. Bei Ihrer DMS-Auswahl ist es wichtig, dass Sie wissen, wie viele Benutzer Schreibrechte und wie viele Benutzer nur Leserechte benötigen. Diese Schreibberechtigungen erfordern mehr Komplexität und können teurer sein als die Lizenzen für Leserechte.
Wo setzen Sie hauptsächlich das DMS-System ein?
Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:
Jede DMS-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System verwenden möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die sich an diesen starken Punkten hervorheben.
Möchten Sie das DMS-System in andere Software integrieren?
Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:
Neben DMS verwenden Sie zweifellos andere Software, die dies ergänzt. Es ist auch üblich, dass sich die Funktionalitäten der verschiedenen Systeme überschneiden. Zum Beispiel kundenbezogene Dokumente, die in einem CRM-System erstellt wurden. Natürlich möchten Sie nicht, dass sich diese Informationen an zwei verschiedenen Orten befinden. Leider ist dies technisch nicht immer einfach, und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dieses in die DMS-Auswahl aufgenommen werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht haben, können Sie diese Frage überspringen.
Wie viel Zeit möchten Sie für die Einführung des DMS in Angriff nehmen?
Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:
Bei der DMS-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung benötigen. Es gibt Anbieter, die "Plug-and-Play" Lösungen anbieten. Es werden kaum Anpassungen vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Dies ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell loslegen möchten, jedoch weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je länger Sie sich die Zeit nehmen, desto mehr Zeit haben Sie, um die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht haben, können Sie diese Frage überspringen.